Alur Pengajuan Proposal dan Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan Organisasi Kemahasiswaan

1. Pengurus/panitia menyusun proposal kegiatan sesuai dengan aturan yang ada pada Pedoman Ormawa.
2. Pengurus/panitia mengajukan proposal kegiatan (tidak dijilid) dan surat pengantar yang sudah di tanda tangan ketua pelaksana dan diketahui pembimbing untuk Unit Kegiatan Mahasiswa, Dekan/Wakil Dekan III untuk Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas dan Wakil Dekan III/Kepala Program Studi Untuk Himpunan Mahasiswa Jurusan. Di serahkan kepada Biro Kemahasiswaan da Bimbingan Konseling.
3. Surat pengantar dan proposal penyelenggaraan kegiatan harus diajukan paling lambat 14 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan.
4. Surat pengantar penyelenggaraan kegiatan harus mencantumkan nama kegiatan, tema kegiatan, biaya/anggaran yang dibutuhkan, tanggal dan waktu serta tempat penyelenggaraan kegiatan.
5. Surat Pengantar dan Proposal Kegiatan yang sudah di setujui Biro Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling diserahkan 1(satu) rangkap asli dan mengunggah soft filenya berupa pdf pada form yang sudah disediakan https://bit.ly/ProposalKegiatanOrmawaUBJ.
6. Biro Kemahasiswaan memberikan perijinan kegiatan setelah mengadakan koordinasi dengan panitia/pengurus kegiatan, selanjutnya jika ada revisi maka proposal akan dikembalikan terlebih dahulu dan ketika sudah benar maka Biro Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling akan mengajukan proposal kegiatan kepada Rektor Ubhara.
7. Jika proposal kegiatan tidak di setujui oleh Rektor maka ormawa/panitia harus membatalkan kegiatan yang tidak di setujui. Dan jika proposal kegiatan sudah di setujui maka ormawa tinggal menunggu dana yang telah disetujui untuk kegiatan tersebut cair.
8. Setelah pelaksanaan kegiatan yang sebelumnya diajukan sudah selesai maka ormawa wajib membuat laporan pertaanggungjawaban dan di serahkan ke Biro Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling maksimal 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan kegiatan selesai.
9. Laporan pertanggung jawaban disusun sesuai Pedoman yang ada di Biro Kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling, lampiran bukti pembayaran. Bon harus yang asli dan tidak di palsukan. Bukti pembayaran minimal berstempel atau ada nama toko, tidak diperkenankan menggunakan bond kosong.
10. Jika masih ada revisi maka Laporan Pertanggung Jawaban akan di kembalikan kepada ormawa untuk dilakukan revisi, jika sudah benar semua maka ormawa menyerahkan 1 (satu) rangkap asli ke bagian Biro kemahasiswaan dan Bimbingan Konseling dan menggunggah softfilenya pada form yang sudah disediakan https://bit.ly/LPJKegiatanOrmawaUBJ.